EL METODO JAPONES DE LAS 5S PARA MEJORAR LOS NEGOCIOS Y LA CALIDAD DE VIDA
Lo llaman las "5S", ya que esas son las iniciales de sus cinco pilares en japonés: Seiri (Clasificación), Seiton (Orden), Seiso (Limpieza), Seiketsu (Estandarización) y Shitsuke (Disciplina).
Creado en los '60 por la automotriz japonesa Toyota para mejorar el entorno laboral, éste exitoso método de gestión hoy se replica alrededor del mundo. Especialmente entre PyMES porque pocas personas más eficientes que un japonés, dicen.
Comprende mucho de su filosofía y, si lo trasladas al día a día, te puede ayudar a manejarte en la oficina, en casa y hasta en el cuidado personal. En Para Ti aprovechamos el taller "5S" dictado por Marcelo Nakamura de AACONI (ex becarios de la Japan International Cooperation Agency) para explicarte algunos de sus principios. "Son reglas simples y de sentido común, pero se transforman en hábitos porque todo esto entra por repetición".
1.-Seiri (Clasificación). Hacer una primera selección y descarte. Mira tu alrededor, fíjate qué necesitas y que no. A nivel empresa esto ayuda a mejorar la calidad de producción y a reducir la pérdidas de tiempo. Como en Japón, "se elimina aquello que no usaste en el último año".
2.- Seiton (Orden). Toca ordenar lo que queda de manera lógica, categorizando los objetos y poniendo los de uso frecuente a mano. Con ése estándar clasificas: "Ordenar las cosas para que sean fácilmente ubicables la próxima vez que la necesites. Y, luego de utilizarlas, volver a ponerlas en su lugar", marca el experto. "Se trata de aplicar una frecuencia de uso. Si uso algo una vez por hora, que esté al alcance de la mano. Una vez por día, cerca. Una vez por semana, en los estantes y luego depósito o bodega y así". Se apoya en la técnica "first in, first out" (lo primero que entra es lo primero que sale) para evitar que los productos caduquen. En la office esto te permite estar alerta para que no se entremezclen papeles con vencimiento y en casa para que no caduquen las cosas en la heladera.
3.-Seiso (Limpieza). Es hora de eliminar la suciedad. En Japón la limpieza es fundamental y en una empresa, eso facilita la inspección "controlar que las máquinas no tenga desperfectos, no estén rotas o estén desenchufadas".
Limpiar y estandarizar te ayuda a prevenir el desorden, accidentes un piso mojado es sinónimo de patinada y empleado lastimado y pérdida de tiempo. "Se trata de conseguir que la limpieza sea un hábito y cada uno es debe ser responsable de mantener prolijo su lugar de trabajo. Nada de 'lo tiro al piso y alguien lo barrerá'. No se trata de limpiar para impresionar a las visitas sino para tener un buen ambiente de trabajo".
4.-Seiketsu (Limpieza estandarizada). Si bien las 5S fueron creadas pensando en el trabajo y para evitar cosas como el gasto por sobreproducción en una automotriz, puedes trasladarlo a la oficina o a casa: como cuando compras dos veces un insumo una resma de papel o te encontraras con doble compra de salsa de tomate todo por no tener un "inventario".
"En Japón se trata de tener todo en la cantidad justa, en el momento indicado y el lugar adecuado. Esto nos da menor necesidad de calcular el stock. Evita compra de insumos innecesarios.
5.-Shitsuke (Disciplina). Lleva a la eficiencia. Basado en las 5 S, respetar esto hábitos generan una oficina, una casa, un cuerpo y un espíritu sano. Ahora se trata de mantener todo (como con una dieta o con el gimnasio) y ahí entra en juego la disciplina y el "kaizen", el concepto japonés de la "mejora continua". Controlar que las normas se cumplan para no perder la eficacia porque las 5S piensan a largo plazo.
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